Czy uważasz, że otwierając działalność gospodarczą oprócz branży w której działasz powinieneś znać się także na rachunkowości, marketingu, sprzedaży i przepisach prawa? Masz czas, który chcesz poświęcić na naukę tych wszystkich zagadnień? Na szczęście nie musisz wszystkiego wiedzieć i znać się na wszystkim. Powiem więcej – w zasadzie nie ma osób wyspecjalizowanych „we wszystkim”. Nawet najlepsi zlecają wykonywanie części zadań innym osobom.
…pewnego dnia mały chłopiec zapytał mnie: ?Czy rysuje pan Myszkę Miki?? A ja musiałem przyznać, że nie. ?No, ale wymyśla pan te wszystkie dowcipy i gagi?. ?Nie ? powiedziałem ? tego też nie robię?. Wreszcie chłopiec spojrzał na mnie i powiedział: ?Panie Disney, to co pan właściwie robi?? ?Cóż ? odpowiedziałem ? czasem myślę o sobie jak o pszczółce. Latam z miejsca na miejsce, zbieram pyłek i stymuluję wszystkich?
Marc Eliot, Walt Disney – Czarny książe Hollywood
Kiedy warto delegować zadania?
Ciężko jest konkretnie odpowiedzieć na to pytanie. Większość osób boi się przekazywać zadania do wykonania innym, uznając, że wszystko wie najlepiej. Czasem jednak nie ma wyjścia. Nadchodzi w końcu taki moment, że zamiast skupiać się na planowaniu, rozwoju i wykonywaniu najważniejszych czynności zajmujesz się sprzątaniem, prowadzeniem rachunkowości czy godzinnym szukaniem przepisów prawa. Musisz wyczuć ten moment, kiedy jest czas na dodatkową osobę do pomocy. Przeanalizuj wszystkie wykonywane przez Ciebie działania w firmie i określ, które z nich są największym pożeraczem czasu i wysiłku z jednej strony, a z drugiej, które możesz bez przeszkód zlecić innej osobie. Poza tym warto zlecać zadania na których się nie znasz – po co uczyć się od podstaw prowadzenia książki przychodów i rozchodów, skoro można zlecić jej prowadzenie osobie, która posiada w tej dziedzinie wiedzę i doświadczenie? Uwierz mi – nie rób wszystkiego sam. Lepiej zrezygnować z pracochłonnych zadań i skupić się na rozwoju firmy.
Komu można zlecić wykonanie zadań?
Pracownik etatowy
Kiedy jest najlepszy czas na zatrudnienie pracownika etatowego? Kiedy nie radzisz sobie z bieżącą pracą, potrzebujesz kogoś do pracy na miejscu i w wyznaczonych ramach czasowych. Pamiętaj, że prowadzisz firmę – to z założenia instytucja nastawiona na zysk, dlatego wartość pracy pracownika powinna chociaż pokryć koszt wynagrodzenia i zatrudnienia. Jeśli do pracy pracownika musisz dopłacać – to zastanów się nad dalszym sensem utrzymywania etatu.
Freelancer
Jeśli nie potrzebujesz stałego pracownika, a jedynie szukasz kogoś do wykonywania konkretnych zadań to freelancer będzie dobrym rozwiązaniem. Rozliczasz się zazwyczaj na podstawie umowy cywilnoprawnej (zlecenie lub o dzieło), chyba, że freelancer posiada zarejestrowaną działalność gospodarczą – wtedy łapie się w kategorie „firma zewnętrzna”.
Zewnętrzna firma
Tutaj rozwiązań może być kilka. Możesz zlecić wykonanie konkretnego zadania zewnętrznej firmie lub zewnętrzna firma może oddelegować swoich pracowników do pracy u Ciebie. Firmy są zazwyczaj wykwalifikowane w konkretnej dziedzinie i dbają o swój wizerunek.
Poza tym, można rozważyć przyjęcie do pracy praktykanta, ucznia lub stażysty – w zamian za naukę taka osoba pomoże w wykonywaniu prostszych zadań.
Jakie zadania warto delegować?
Obecnie delegować można prawie wszystkie zadania. Jednak najczęściej zlecane zadania to:
- księgowość, kadry i płace – tutaj nie ma chyba wątpliwości. Nie musisz znać się na rachunkowości, wystarczy prace do wykonania zlecić osobie z odpowiednimi kwalifikacjami. I tak prowadzenie księgowości możesz zlecić zewnętrznemu biuru rachunkowemu, zatrudnić księgowego na zlecenie lub rozszerzyć zakres zadań (np. o fakturowanie, prowadzenie magazynu, itp) i zatrudnić etatowego księgowego.
- prowadzenie biura – jeśli czujesz, że nie wiesz kiedy i gdzie umówiłeś się na spotkanie firmowe, nie nadążasz z prowadzeniem korespondencji, gubisz się w sprawach administracyjnych możesz potrzebować asystenta. Możesz zatrudnić pracownika do obsługi administracyjnej Twojej firmy lub zlecić firmie prowadzenie biura wirtualnego w dużym mieście. To ostatnie rozwiązanie jest na tyle ciekawe, że zewnętrzna firma nie tylko udostępnia Tobie adres pod jakim rejestrujesz firmę, ale prowadzi wszystkie prace biurowe – obsługę telefoniczną, przekazywanie korespondencji, itp.
- obsługa IT – gubisz się w zagadnieniach informatycznych a obsługa firmowej strony internetowej to dla Ciebie problem nie do przejścia? Skorzystaj z pomocy informatyka. Możesz zatrudnić etatowego szpeca, korzystać z usług freelancera lub zlecić obsługę wykwalifikowanej firmie.
- serwis sprzątający – naprawdę po zakończeniu pracy w firmie chcesz sam myć podłogę? Na początku tak pewnie będzie, ale jeśli nie pracujesz w domu warto zlecić wykonywanie tej czynności innej osobie. Usługi nie należą do drogich a Ty będziesz miał więcej czasu.
- Z pozostałych zadań w firmie, które warto rozważyć do przekazania innej osobie należą przede wszystkim: obsługa klienta/call center, działania marketingowe (w tym prowadzenie socjal mediów) czy sprzedaż (pozyskanie świetnego handlowca jest dzisiaj bardzo trudne).
A Ty, jak uważasz – warto delegować zadania do wykonania innym osobom? Czy może lepiej wszystko robić samemu? Kiedy jest najlepszy czas na delegowanie zadań? Jakie masz doświadczenia w tym temacie? Zapraszam do dyskusji.
Jeśli podoba się Tobie ten wpis i chcesz być na bieżąco powiadamiany o najnowszych artykułach, zapisz się na mój newsletter ? obiecuję żadnego spamu, tylko wartościowe teksty, a dla Ciebie prezent ? 4 wzory biznesplanów do pobrania.
Myślę, że najlepiej jest zatrudnić specjalistę freelancera na umowę o dzieło czy zlecenie. Zazwyczaj robią wszystko szybko i dobrze i trzeba zbyt dużo kasy inwestować.
Freelancer to dobre rozwiązanie, jednak nie do wszystkich zadań można freelancera zatrudnić.
Ja najczęściej korzystam najczęściej z freelancerów a właściwie to jedno osobowych firm zewnętrznych. W dzisiejszych czasach można znaleźć praktycznie każdego do konkretnych celów, tyle że trzeba uważać na to by nie trafić na osobę która Cię oskubię co niestety już kilka razy mi się zdarzyło przez te wszystkie lata a więc wzięły zaliczki i gdzieś zniknęły…
Outsourcing w dzisiejszych czasach to już podstawa, nie znam firmy które nie korzysta z tego rozwiązania.
Niby wszyscy wiedzą o outsourcingu, ale w praktyce wygląda to jednak różnie. Ostatnio rozmawiałam z dziewczyną, która zamierza rozpocząć działalność gospodarczą i była bardzo zdziwiona, gdy dowiedziała się, że nie musi zatrudniać etatowej księgowej. Nie wiedziała nawet, że istnieją biura rachunkowe, którym można zlecić prowadzenie ksiąg. Więc wydaje mi się, że trzeba pisać o takich rzeczach, a nóż przeczyta ktoś, komu informacje się przydadzą…
Oczywiście, że zadania trzeba delegować. Pierwsze co nasuwa mi się na myśl to wspomniana księgowość- jak wiadomo to nie żarty i wszystko musi grać, jeśli się na tym nie znamy podstawą jest, żeby komuś to zlecić. Co do pracownika- jeśli firmę na to stać, to jak najbardziej. Zawsze można pomyśleć o wzięciu kogoś na staż. Wtedy my nie płacimy, tylko Urząd Pracy.
Dzień dobry ja muszę powiedzieć, że w naszym kraju co by nie robił to wszystko ma więcej plusów niż minusów. Jeśli idziemy na etat to wiadomo jest ciepła posadka, ale pensja bardzo mała, biznes opodatkują cię z każdej strony, freelancer czasami zarobimy krocie czasami nie ma zleceń przez kilka tygodni. Taka jest prawda przynajmniej w tym kraju pozdrawiam.
Niby wszędzie są minusy, ale czy nie lepiej zamiast szukać wszędzie wad patrzeć na plusy danego rozwiązania? W Polsce naprawdę da się żyć prowadząc biznes i zatrudniając pracowników/freelancerów. Pozdrawiam 🙂
Delegować powinniśmy przede wszystkim te procesy, które mają znaczenie dla prawidłowego wzrostu i rozwoju firmy a, z którymi nie radzimy sobie najlepiej. Warto zlecić profesjonalistom wszystko to, co nie jest trzonem działalności, aby móc skupić się na rzeczach ważnych. Firma, która we własnym zakresie stara się wykonywać wszystkie zadania oszczędza tylko z pozoru. Kluczem do sukcesu jest wszak specjalizacja oraz doskonalenie.