Delegowanie zadań – pracownik etatowy, freelancer czy zewnętrzna firma?

Czy uważasz, że otwierając działalność gospodarczą oprócz branży w której działasz powinieneś znać się także na rachunkowości, marketingu, sprzedaży i przepisach prawa? Masz czas, który chcesz poświęcić na naukę tych wszystkich zagadnień? Na szczęście nie musisz wszystkiego wiedzieć i znać się na wszystkim. Powiem więcej – w zasadzie nie ma osób wyspecjalizowanych „we wszystkim”. Nawet najlepsi zlecają wykonywanie części zadań innym osobom.

 

…pewnego dnia mały chłopiec zapytał mnie: ?Czy rysuje pan Myszkę Miki?? A ja musiałem przyznać, że nie. ?No, ale wymyśla pan te wszystkie dowcipy i gagi?. ?Nie ? powiedziałem ? tego też nie robię?. Wreszcie chłopiec spojrzał na mnie i powiedział: ?Panie Disney, to co pan właściwie robi?? ?Cóż ? odpowiedziałem ? czasem myślę o sobie jak o pszczółce. Latam z miejsca na miejsce, zbieram pyłek i stymuluję wszystkich?

Marc Eliot, Walt Disney – Czarny książe Hollywood

Kiedy warto delegować zadania?

Ciężko jest konkretnie odpowiedzieć na to pytanie. Większość osób boi się przekazywać zadania do wykonania innym, uznając, że wszystko wie najlepiej. Czasem jednak nie ma wyjścia. Nadchodzi w końcu taki moment, że zamiast skupiać się na planowaniu, rozwoju i wykonywaniu najważniejszych czynności zajmujesz się sprzątaniem, prowadzeniem rachunkowości czy godzinnym szukaniem przepisów prawa.  Musisz wyczuć ten moment, kiedy jest czas na dodatkową osobę do pomocy. Przeanalizuj wszystkie wykonywane przez Ciebie działania w firmie i określ, które z nich są największym pożeraczem czasu i wysiłku z jednej strony, a z drugiej, które możesz bez przeszkód zlecić innej osobie. Poza tym warto zlecać zadania na których się nie znasz – po co uczyć się od podstaw prowadzenia książki przychodów i rozchodów, skoro można zlecić jej prowadzenie osobie, która posiada w tej dziedzinie wiedzę i doświadczenie? Uwierz mi – nie rób wszystkiego sam.  Lepiej zrezygnować z pracochłonnych zadań i skupić się na rozwoju firmy.

 

Komu można zlecić wykonanie zadań?

Pracownik etatowy

Kiedy jest najlepszy czas na zatrudnienie pracownika etatowego? Kiedy nie radzisz sobie z bieżącą pracą, potrzebujesz kogoś do pracy na miejscu i w wyznaczonych ramach czasowych. Pamiętaj, że prowadzisz firmę – to z założenia instytucja nastawiona na zysk, dlatego wartość pracy pracownika powinna chociaż pokryć koszt wynagrodzenia i zatrudnienia. Jeśli do pracy pracownika musisz dopłacać – to zastanów się nad dalszym sensem utrzymywania etatu.
  • pracuje codziennie przez 8 godzin tylko dla Ciebie.
  • nie może prowadzić działalności konkurencyjnej.
  • dobry pracownik często identyfikuje się z firmą w której pracuje. Jeżeli ma etat to czuje się bezpiecznie i zazwyczaj stara się wykonywać swoje obowiązki sumiennie, boi się zwolnienia.
  • nie wszystkie zadania da się zlecić zewnętrznej firmie czy freelancerowi. Jeżeli pracownik jest potrzebny na stałe to raczej nie ma wyjścia.
  • wysokie koszty utrzymania etatu (obecnie w 2015 roku minimalne wynagrodzenie brutto to 1.750,00zł ale wraz z kosztami pracodawcy to już 2.112,96zł)
  • musisz przeprowadzić proces rekrutacji i znaleźć osobę z odpowiednimi kwalifikacjami.
  • Twoja firma musi spełniać wymogi BHP, a Ty ponosisz koszt wstępnych badań lekarskich i szkoleń
  • nie zawsze jest dostępny (pracownikowi przysługuje płatny urlop, zwolnienie chorobowe)
  • trudniej rozwiązać umowę o pracę, obowiązuje kilkumiesięczny okres wypowiedzenia

Freelancer

Jeśli nie potrzebujesz stałego pracownika, a jedynie szukasz kogoś do wykonywania konkretnych zadań to freelancer będzie dobrym rozwiązaniem. Rozliczasz się zazwyczaj na podstawie umowy cywilnoprawnej (zlecenie lub o dzieło), chyba, że freelancer posiada zarejestrowaną działalność gospodarczą – wtedy łapie się w kategorie „firma zewnętrzna”.
  • płacisz tylko za wykonane zadanie (nie interesuje Ciebie, czy zleceniobiorca wykonał zleconą pracę w 5 minut czy w 15 godzin. Ty płacisz za efekt).
  • koszty zatrudnienia są niższe niż w przypadku pracownika etatowego.
  • wykonuje konkretne zadania. Nie musisz nadzorować jego pracy (co bywa też wadą).
  • freelancer zazwyczaj pracuje dla wielu zleceniodawców w związku z czym może nie zależeć jemu aż tak na Twoim zleceniu. Może też zlecić wykonanie zadania innej osobie (jeśli w umowie nie zapiszesz, że prace musi wykonać osobiście).
  • nie nadzorujesz bezpośrednio pracy freelancera, oprócz zdefiniowanych terminów oddania dzieła/wykonania zlecenia nie masz wpływu na to, w jakich porach wykonuje zadanie,

Zewnętrzna firma

Tutaj rozwiązań może być kilka. Możesz zlecić wykonanie konkretnego zadania zewnętrznej firmie lub zewnętrzna firma może oddelegować swoich pracowników do pracy u Ciebie. Firmy są zazwyczaj wykwalifikowane w konkretnej dziedzinie i dbają o swój wizerunek.

  • rozliczasz się na podstawie faktury lub rachunku wystawionego przez firmę. Nie płacisz żadnych ZUSów i zaliczek na podatek dochodowy.
  • wiele firm (w szczególności tych, których działalność jest regulowana w przepisach prawa) posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. W przypadku źle wykonanego zadania lub szkody dla Twojej firmy łatwiej jest odzyskać odszkodowanie.
  • bardzo łatwo możesz zakończyć współpracę z firmą, jeśli jesteś niezadowolony z efektów współpracy.
  • firma, której zlecasz wykonanie zadania też musi zarobić – w związku z tym koszty czasem bywają wyższe niż przy zlecaniu pracy freelancerowi.
  • pracownicy z zewnętrznej firmy nie identyfikują się z Twoją firmą. Nie zawsze może zależeć im na współpracy akurat z Tobą.
 Poza tym, można rozważyć przyjęcie do pracy praktykanta, ucznia lub stażysty – w zamian za naukę taka osoba pomoże w wykonywaniu prostszych zadań.

 

Jakie zadania warto delegować?

 Obecnie delegować można prawie wszystkie zadania. Jednak najczęściej zlecane zadania to:
  • księgowość, kadry i płace – tutaj nie ma chyba wątpliwości. Nie musisz znać się na rachunkowości, wystarczy prace do wykonania zlecić osobie z odpowiednimi kwalifikacjami. I tak prowadzenie księgowości możesz zlecić zewnętrznemu biuru rachunkowemu, zatrudnić księgowego na zlecenie lub rozszerzyć zakres zadań (np. o fakturowanie, prowadzenie magazynu, itp) i zatrudnić etatowego księgowego.
  • prowadzenie biura –  jeśli czujesz, że nie wiesz kiedy i gdzie umówiłeś się na spotkanie firmowe, nie nadążasz z prowadzeniem korespondencji, gubisz się w sprawach administracyjnych możesz potrzebować asystenta. Możesz zatrudnić pracownika do obsługi administracyjnej Twojej firmy lub zlecić firmie prowadzenie biura wirtualnego w dużym mieście. To ostatnie rozwiązanie jest na tyle ciekawe, że zewnętrzna firma nie tylko udostępnia Tobie adres pod jakim rejestrujesz firmę, ale prowadzi wszystkie prace biurowe – obsługę telefoniczną, przekazywanie korespondencji, itp.
  • obsługa IT – gubisz się w zagadnieniach informatycznych a obsługa firmowej strony internetowej to dla Ciebie problem nie do przejścia? Skorzystaj z pomocy informatyka. Możesz zatrudnić etatowego szpeca, korzystać z usług freelancera lub zlecić obsługę wykwalifikowanej firmie.
  • serwis sprzątający – naprawdę po zakończeniu pracy w firmie chcesz sam myć podłogę? Na początku tak pewnie będzie, ale jeśli nie pracujesz w domu warto zlecić wykonywanie tej czynności innej osobie. Usługi nie należą do drogich a Ty będziesz miał więcej czasu.
  • Z pozostałych zadań w firmie, które warto rozważyć do przekazania innej osobie należą przede wszystkim: obsługa klienta/call center, działania marketingowe (w tym prowadzenie socjal mediów) czy sprzedaż (pozyskanie świetnego handlowca jest dzisiaj bardzo trudne).
A Ty, jak uważasz – warto delegować zadania do wykonania innym osobom? Czy może lepiej wszystko robić samemu? Kiedy jest najlepszy czas na delegowanie zadań? Jakie masz doświadczenia w tym temacie? Zapraszam do dyskusji.
Jeśli podoba się Tobie ten wpis i chcesz być na bieżąco powiadamiany o najnowszych artykułach, zapisz się na mój newsletter ? obiecuję żadnego spamu, tylko wartościowe teksty, a dla Ciebie prezent ? 4 wzory biznesplanów do pobrania.

9 Komentarzy

  1. Dominik 23 stycznia 2015
    • Magda Grzegorczyk 25 stycznia 2015
  2. Karol NC 26 stycznia 2015
  3. Marek 26 stycznia 2015
    • Magda Grzegorczyk 27 stycznia 2015
  4. www.cls.pl 27 stycznia 2015
  5. Darek 2 lutego 2015
    • Magda Grzegorczyk 2 lutego 2015
  6. Lukasz 7 października 2015

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *