Jak rozliczyć dotację w 5 krokach?

Podpisałeś umowę, otrzymałeś dofinansowanie i uważasz, że to koniec Twojej walki z papierologią związaną z dotacją? Nic bardziej mylnego. Pozostała przed Tobą jeszcze jedna, bardzo ważna rzecz – dotację należy jeszcze rozliczyć. I chociaż procedury rozliczania i składania wniosków o płatność w zależności od programu pomocowego mogą znacząco się różnić – sama kolejność czynności niezbędnych do prawidłowego rozliczenia dotacji pozostaje taka sama. W dodatku zaczyna się wiele dni przed ostatecznym złożeniem rozliczenia.

1. Przeczytaj umowę

Brzmi banalnie, ale przyznaj się, przeczytałeś ją? Znajdziesz w niej odpowiedzi na większość nurtujących Ciebie pytań. Przeczytaj każdy punkt umowy najlepiej kilkakrotnie i zapisz sobie najważniejsze informacje:
  • do kiedy powinieneś się rozliczyć (i od razu zapisz ten termin w kalendarzu, nawet jeżeli jest to za kilka miesięcy)
  • w jaki sposób (na jakim formularzu, gdzie go znaleźć, itp.)
  • jak opisać dokumenty księgowe
  • sposób informowania o źródle dofinansowania (na przykład czy trzeba postawić tablicę informacyjną, oznaczyć flagą unijną zakupione sprzęty, itp – kwestie te są szczególnie ważne przy wyższych kwotach dotacji)
  • czy płatności możesz dokonywać gotówkowo czy tylko bezgotówkowo (ja dla pewności zawsze zalecam opłacanie wszystkich faktur z projektu przelewem bankowym)
  • na co możesz przeznaczyć środki (co wynika też ze złożonego wcześniej wniosku o przyznanie pomocy)
  • czy i jakie mogą być przesunięcia pomiędzy pozycjami finansowymi
  • jakie dokumenty należy przedstawić przy rozliczeniu
  • trwałość projektu – czyli przez jaki okres nie wolno zamknąć działalności ani sprzedać zakupionego wyposażenia

2. Wydatkuj środki zgodnie z przeznaczeniem

Niby oczywiste, ale zdziwiłbyś się, jak wiele osób o tym zapomina! Wbrew powszechnej opinii (która nie mam pojęcia skąd się wzięła) dotacji nie można przeznaczyć „na waciki”. To, na co możesz przeznaczyć dotację jest ściśle określone (mało tego, sam zadeklarowałeś, co zamierzasz zakupić z otrzymanych środków). Postaraj się jak najdokładniej wydatkować środki. Jeżeli w międzyczasie okaże się, że musisz wydać środki inaczej (zakupić sprzęt inny niż zakładany, sprzęt jest w innej cenie, itp.) to koniecznie sprawdź w umowie czy możesz to zrobić. Jeśli nie, to dowiedz się w instytucji od której otrzymałeś pomoc, czy możliwe jest podpisanie aneksu do umowy o przyznanie pomocy.
frustration-in-work-to-change-68003-M

3. Sprawdź dokumenty finansowe

Wiesz jak wiele błędów bywa w dokumentach finansowych? Rozliczenie dotacji to moment, w którym wszystkie faktury muszą być wolne od błędów (nawet tych błahych). Przejrzyj bardzo dokładnie wszystkie faktury i rachunki zakupowe i sprawdź przede wszystkim:
  • czy poprawne są dane Twojej firmy (nazwa, adres, numer NIP)
  • czy odpowiednio opisany jest przedmiot zakupu (czyli czy z faktury wynika co zostało zakupione, ile sztuk i w jakiej cenie) oraz czy jest zgodny z rzeczywistością.
  • czy nie ma błędu w datach: wystawienia dokumentu, sprzedaży i ewentualnie zapłaty.
  • czy poprawna jest forma płatności, a jeżeli płatność została uiszczona gotówką, to czy zostało to odnotowane na dokumencie.
  • czy do ewentualnych faktur proforma (które de facto nie są dokumentem księgowym) zostały dołączone oryginały faktur?
Jeśli zauważysz jakiś błąd szybko poproś o poprawienie lub wystawienie faktury korekty. Zrób to odpowiednio wcześniej, aby uniknąć biegania na ostatnią chwilę.

 

Jeśli wymaga tego umowa, to odpowiednio opisz dokumenty. Często wymagane jest na przykład wpisanie numeru umowy przyznania pomocy, źródła pochodzenia środków czy pozycję w zestawieniu finansowym. Jeśli projekt wymagał wielu zakupów i posiadasz wiele dokumentów finansowych, to mam dla Ciebie sposób, który przyda się zamiast ręcznego, mozolnego opisywania dokumentów – wydrukuj opisy na papierze samoprzylepnym i przyklej na dokumentach.

 

4. Przygotuj wniosek na odpowiednim formularzu

Sprawdź na jakim formularzu powinieneś złożyć rozliczenie. Zazwyczaj jest to tzw. „wniosek o płatność”. Formularze nie są skomplikowane i często ograniczają się do wypisania wszystkich dokumentów kosztowych. Dokładnie wypełnij wszystkie rubryki i przygotuj wymagane załączniki.
Załączniki, które mogą być wymagane do wniosku:
  • dokumenty finansowe (wszystkie faktury i rachunki)
  • dowody zapłaty
  • jeśli dotacja była przyznana na rozpoczęcie działalności gospodarczej, to potrzebne będą dokumenty potwierdzające założenie firmy
  • jeśli dotacja była przyznana na utworzenie nowych miejsc pracy, to potrzebne będą deklaracje ZUS
  • przy większych projektach mogą być potrzebne: zapytania ofertowe wraz z ofertami, dokumentacja zdjęciowa, listy obecności, itp.
Nie zapomnij o podpisie na końcu formularza.

 

 5. Złóż wniosek

Złóż wniosek w wyznaczonym terminie. Jeśli wniosek zawiera błędy lub nie dostarczyłeś wszystkich wymaganych załączników możesz otrzymać pismo wzywające do złożenia uzupełnień – także nie zapomnij złożyć ich w wyznaczonym terminie.

 

Jeśli podobał się Tobie mój artykuł i uważasz, że może się przydać Twoim znajomym, proszę podziel się na facebooku:Share

9 Komentarzy

  1. Stylowoikulturalnie 15 kwietnia 2015
  2. Magda Grzegorczyk 15 kwietnia 2015
  3. CLS.pl 16 kwietnia 2015
  4. Jola 23 kwietnia 2015
    • Magda Grzegorczyk 27 kwietnia 2015
  5. Marta 23 kwietnia 2015
    • Magda Grzegorczyk 27 kwietnia 2015
  6. Andrzej 27 kwietnia 2015
  7. Adelina 15 maja 2017

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *