Jak mieć firmę zawsze przy sobie czyli proste rozwiązania na smartfona.

Zastanawiałeś się kiedyś co zrobić, aby firma była zawsze tam gdzie Ty? Jak uwolnić się czasem od biura (czy innego miejsca pracy) i nadal móc zarządzać swoją firmą (chociaż częściowo)? Wystarczy do tego telefon, dostęp do Internetu i kilka aplikacji na smartfona. Tak, telefon naprawdę może usprawnić prowadzenie firmy. I choć aplikacji dedykowanych specjalnie dla biznesu na rynku jest mnóstwo, ja jednak stawiam na najprostsze rozwiązania, które idealnie sprawdzą się w małej firmie.

 

1. Dokumenty zawsze dostępne.

Zdarzyło Ci się kiedyś, że będąc poza biurem zadzwonił klient prosząc o jak najszybsze przesłanie faktury lub oferty? Co wtedy robisz? Pędzisz od razu do pracy czy informujesz że wystawisz dokument po powrocie? A co gdybyś mógł wystawić od razu i natychmiast wysłać? Rozwiązanie jest bardzo proste – ja wykorzystuję do tego wirtualny dysk. Zawsze mam na nim pusty szablon faktury, szablon oferty oraz masę innych dokumentów, które mogę szybko edytować i wysłać do klienta. Możliwości wykorzystania wirtualnego dysku są ogromne. Osobiście korzystam z Dysku Google, ale polecam też Dropbox i OneDrive. Google Dysk ma największą darmową przestrzeń, dokumenty można szybko edytować za pomocą Google Docs a następnie (właściwie jednym dotknięciem palca) wysłać z dysku przez Gmaila.

 

2. Co ten klient właściwie zamówił?

Przyjmujesz zamówienia telefonicznie? Albo ustalasz szczegóły z klientem przez telefon? Jeśli tak, to pewnie nie raz miałeś wątpliwości co konkretnie mówił kontrahent. Świetnym rozwiązaniem jest bezpłatna aplikacja ACR. Działa w tle, więc nie musisz o niej pamiętać, nagrywa wszystkie rozmowy, które możesz następnie łatwo odsłuchać. Nie musisz już nic zapisywać, bo wszystko możesz później sprawdzić. I zawsze będziesz zabezpieczony w sytuacjach konfliktowych.

 

3. Idealnie rozplanowany czas.

Zapisujesz terminy w papierowym kalendarzu? Czas to zmienić. Wszak noszenie ze sobą terminarza nie jest ani wygodne, ani praktyczne. Długo szukałam idealnej aplikacji – terminarza, kilka testowałam, ale najbardziej odpowiada mi Kalendarz Google.  Jest przejrzysty, mam do niego dostę na każdym urządzeniu, mogę dodawać mapki, kontakty i współdzielić go z innymi. Dla mnie jest po prostu idealny.

 

4. Finanse pod kontrolą.

Jeśli chcesz być na bieżąco z finansami firmy to warto zainstalować aplikacje banku, w którym posiadasz rachunek. Dzięki niej można szybko sprawdzić stan konta czy zlecić przelew środków. Na bieżąco możesz monitorować przychodzące wpłaty a także szybko wykonywać przelewy. Niektóre aplikacje oferują także dodatkowe funkcje takie jak wypłaty środków z bankomatu, płatności w sklepie czy dostęp do dodatkowych produktów.

 

5. Zapiski w telefonie.

Kiedyś zawsze miałam przy sobie bloczek karteczek samoprzylepnych. Zapisywałam na nich praktycznie wszystko, co przychodziło mi do głowy – nowe pomysły, kontakty, plany itp. Później karteczki znajdowałam praktycznie wszędzie – w kieszeniach, w torebce, na biurku, a nawet na stole w domu. Nigdy nie umiałam nad nimi zapanować, do tego te najważniejsze zawsze jakimś cudem ginęły w niewyjaśnionych okolicznościach. Z pomocą przyszedł mi Evernote. Moim zdaniem jest to najlepszy program do notowania z aplikacją na urządzenia mobilne. Uwielbiam opcję notatek odręcznych czy nożyczek sieciowych. Jest bardzo uniwersalny – można zapisywać w nim praktycznie wszystko, a później łatwo wyszukiwać. Dla mnie to najprostszy sposób na porządek w notatkach.

 

6. Klawiatura idealna.

Pewnie zastanawiasz się, jak pracować na telefonie, kiedy klawiatura dotykowa jest taka niewygodna. Co innego napisanie krótkiego smsa, a co innego edytowanie dużego dokumentu. Jak to rozwiązać? Możesz dokupić klawiaturę zewnętrzną albo zainstalować Swype. Aplikacja pozwala na szybkie pisanie za pomocą gestów, bez odrywania palca od klawiatury. Moim zdaniem to świetne rozwiązanie – można szybko wprowadzić sporą ilość tekstu. Jest to jedyna płatna aplikacja w zestawieniu, ale warto zainstalować bezpłatną 30 wersję próbną, żeby sprawdzić, czy taki sposób pisania nam odpowiada. Wprowadzania tekstu trzeba się nauczyć, ale jeśli będzie nam odpowiadać, to możemy kupić pełną wersję za ok 3zł. Ja już po dwóch dniach wiedziałam, że jest to rozwiązanie, którego szukałam.

 

Wiem, że istnieje wiele profesjonalnych i dedykowanych specjalnie dla firm aplikacji. Od programów do zarządzania projektami, zarządzania zadaniami, przez monitoring pracy pracowników po skaner wizytówek i dokumentów. Ale czy rzeczywiście są one potrzebne w małej firmie? A Ty, jakich aplikacji używasz i jakich polecasz? Jestem bardzo ciekawa Twojej opinii.

10 Komentarzy

  1. Andrzej 26 kwietnia 2016
    • Magda Grzegorczyk 3 maja 2016
    • Magda Grzegorczyk 3 maja 2016
  2. Hubert Oleszczuk 4 maja 2016
    • Magda Grzegorczyk 4 maja 2016
  3. Wojtku 13 września 2016
  4. Ala 15 listopada 2016
  5. Roksana 23 listopada 2016
  6. Zosia 2 stycznia 2017

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *